{"id":1690,"date":"2013-03-23T10:33:32","date_gmt":"2013-03-23T10:33:32","guid":{"rendered":"http:\/\/meiobyte.com\/mb\/?p=1690"},"modified":"2013-03-22T11:43:06","modified_gmt":"2013-03-22T11:43:06","slug":"por-que-as-empresas-nao-conseguem-largar-o-vicio-por-e-mail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/meiobyte.com\/mb\/por-que-as-empresas-nao-conseguem-largar-o-vicio-por-e-mail\/","title":{"rendered":"Por que as empresas n\u00e3o conseguem largar o v\u00edcio por e-mail?"},"content":{"rendered":"

“<\/span>Devemos mesmo esperar grandes mudan\u00e7as no modo como nos comunicamos? Empresa projeta que o n\u00famero de e-mails de neg\u00f3cios vai aumentar 13% ao ano de agora at\u00e9 2016.“<\/span><\/span><\/strong><\/em><\/p>\n

\"\"<\/a>Thierry Breton, CEO da Atos, recebeu muitas cr\u00edticas no ano passado, quando determinou que seus funcion\u00e1rios continuassem a fornecer o e-mail para seus clientes como canal de comunica\u00e7\u00e3o preferencial.<\/p>\n

As crian\u00e7as de hoje em dia j\u00e1 n\u00e3o usam e-mail. Segundo a comScore o uso de webmail caiu 31% entre as crian\u00e7as de 12 a 17 anos de idade e 34% entre os jovens de 18 a 24 anos no per\u00edodo entre dezembro de 2010 e dezembro de 2011.<\/p>\n

E entre os consumidores, o e-mail tamb\u00e9m est\u00e1 caindo em desuso. Levantamento do The Radicati Group, que monitora o uso de e-mail e outras mensagens da m\u00eddia, mostra que a quantidade de e-mails pelos consumidores vai cair entre 3% a 4% ao ano entre 2012 e 2016 (gr\u00e1fico abaixo).<\/p>\n

Significa que havia um motivo para a cr\u00edtica feita a Breton. Ao menos em parte, porque a pr\u00f3pria Radicati est\u00e1 projetando que o n\u00famero de e-mails de neg\u00f3cios vai aumentar 13% ao ano de agora at\u00e9 2016.<\/p>\n

O que, infelizmente, para os funcion\u00e1rios significa mais tempo gasto limpando a caixa de entrada, n\u00e3o s\u00f3 em PCs e laptops, mas agora tamb\u00e9m em tablets e smartphones, separando o joio do trigo entre boletins, notifica\u00e7\u00f5es de redes sociais e spam n\u00e3o filtrados em busca dos e-mails que realmente far\u00e3o diferen\u00e7a em seus trabalhos, para n\u00e3o falar do tempo gasto com arquivamento e recupera\u00e7\u00e3o dessas mensagens.<\/p>\n

E para a TI significa gritaria maior por parte dos usu\u00e1rios sobre limites de armazenamento muito abaixo do necess\u00e1rio (especialmente quando o Google permite-lhes manter tudo), bem como preocupa\u00e7\u00f5es com a seguran\u00e7a, arquivamento, reten\u00e7\u00e3o, elimina\u00e7\u00e3o, e sincroniza\u00e7\u00e3o entre dispositivos m\u00f3veis . Al\u00e9m de aumento de custo: em 2010, o Gartner chegou a estimar 192 d\u00f3lares por usu\u00e1rio ao ano.<\/p>\n

Por que nos sujeitamos a esta loucura? Porque apesar de todos os sen\u00f5es, o e-mail “ainda \u00e9 uma forma eficiente de comunica\u00e7\u00e3o, quase em tempo real<\/span>“, diz Phil Bertolini, CIO do Michigan Oakland County , respons\u00e1vel por 10 mil caixas de e-mail.<\/p>\n

“Ele faz muito bem o que ele \u00e9 projetado para fazer, que \u00e9 permitir nos comunicarmos com seguran\u00e7a em uma base de um-para-um ou um-para-poucos<\/span>“, diz Rob Koplowitz, analista da Forrester Research.<\/p>\n

Simplificando, podemos odiar o e-mail, mas n\u00e3o podemos trabalhar sem ele. Mas se o volume de e-mail da empresa vai crescer como indicado nos n\u00fameros da Radicati, algo vai ter de mudar, concordam especialistas e CIOs. O e- mail vai ter que se tornam mais sofisticados, e, ao mesmo tempo, mais f\u00e1cil de usar. E os usu\u00e1rios, que muitas vezes tornam a vida mais dif\u00edcil para si, precisam evoluir tamb\u00e9m.<\/p>\n

Por que n\u00f3s amamos o e-mail<\/span><\/strong>
\nN\u00f3s amamos o e-mail porque ele tem utilidade e onipresen\u00e7a. Isso nos mant\u00e9m conectados e atualizados sem a necessidade de remetentes e destinat\u00e1rios estarem online ao mesmo tempo, gra\u00e7as a sua natureza ass\u00edncrona. Todo mundo que faz neg\u00f3cios hoje pode razoavelmente esperar ter um endere\u00e7o de e-mail,\u00a0 e apenas uma das alternativas de\u00a0 ferramentas de comunica\u00e7\u00e3o como chat, videoconfer\u00eancia ou mensagens de texto SMS.<\/p>\n

Al\u00e9m disso, o e-mail cria uma trilha de auditoria de fato em que vai, controlando quem enviou o qu\u00ea a quem, quando, que \u00e9 facilmente armazenada, transmitida e, salvo as limita\u00e7\u00f5es de espa\u00e7o, prontamente dispon\u00edveis em um computador.<\/p>\n

O resultado deste sucesso? “Ningu\u00e9m pode viver sem ele por mais de dois minutos<\/span>“, diz Sara Radicati, presidente e CEO da The Radicati Group.<\/p>\n

Bertolini, do Oakland County, \u00e9 um grande f\u00e3 de e-mail\u00a0 _ dado que o setor p\u00fablico ainda \u00e9 fortemente baseado em papel, o e-mail ainda conta como um grande passo tecnol\u00f3gico \u00e0\u00a0 frente. “Podemos perseguir novas tecnologias, mas preciso de algo que seja confi\u00e1vel e usado pelas massas. Mesmo que haja pessoas clamando por novas maneiras de se comunicar, o e-mail \u00e9 a nossa principal forma de comunica\u00e7\u00e3o<\/span>“, diz.<\/p>\n

Por que odiamos e-mail<\/span><\/strong>
\nInfelizmente, os pontos positivos do e-mail – a sua utilidade e onipresen\u00e7a – tornaram-se seus pontos negativos tamb\u00e9m.<\/p>\n

Considere esta queixa: “N\u00e3o importa se a mensagem vem de um spammer, de sua esposa pedindo para comprar uma garrafa de vinho, do seu chefe dizendo voc\u00ea estar\u00e1 de folga na\u00a0 segunda-feira por ser feriado, ou de um cliente pedindo uma reuni\u00e3o na sede da empresa dela, \u00e0s 11 horas, j\u00e1 passando um pouco das 9 horas. Nas caixas de entrada de hoje, todas as mensagens de e-mail s\u00e3o iguais”, escreveu o jornalista Om Malik… em 2007. DE l\u00e1 para c\u00e1 a situa\u00e7\u00e3o s\u00f3 tem piorado.<\/p>\n

O problema, na opini\u00e3o de Koplowitz, da Forrester, \u00e9 “usar o e-mail para as coisas que ele n\u00e3o foi projetado para fazer.<\/span>” Viciado em e-mail, usam a ferramenta para agendamento, fluxo de trabalho, gest\u00e3o de recursos, arquivamento e gerenciamento de documentos, gerenciamento de projetos, e at\u00e9 mesmo a gest\u00e3o do conhecimento, onde as ideias que devem ser amplamente compartilhadas ficam,\u00a0 vez disso,\u00a0 trancados em uma cadeia de e-mail entre uma lista limitada de destinat\u00e1rios. “As coisas que o e-mail faz mal tornaram-se problem\u00e1ticas<\/span>“, resume Koplowitz.<\/p>\n

Ao longo dos anos os desenvolvedores t\u00eam tentado romper a depend\u00eancia dos usu\u00e1rios sobre o e-mail com uso de software mais sofisticados e mais adequados para as tarefas da empresa – muitas vezes com sucesso limitado.<\/p>\n

Sistemas de gest\u00e3o do conhecimento, apresentados na d\u00e9cada de 1990 como a pr\u00f3xima grande coisa, n\u00e3o conseguiu pegar, enquanto os sistemas de colabora\u00e7\u00e3o como o Lotus Notes e Microsoft SharePoint ter sido variadamente sucesso, a inclus\u00e3o de Chatter para o Salesforce trabalha na \u00e1rea de vendas para necessidades espec\u00edficas.<\/p>\n

At\u00e9 hoje esses sistemas n\u00e3o conseguiram atingir o n\u00edvel de ubiquidade do e-mail. Oferecem uma solu\u00e7\u00e3o que pode ser ,de fato, superior ao e-mail, mas apenas para uma popula\u00e7\u00e3o restrita de usu\u00e1rios corporativos.<\/p>\n

“H\u00e1 uma alta correla\u00e7\u00e3o entre sucesso destas ferramentas e o quanto est\u00e3o alinhadas ao valor percept\u00edvel do neg\u00f3cio<\/span>“, diz Koplowitz. Infelizmente, acrescenta, h\u00e1 frequentemente uma incompatibilidade organizacional. As ferramentas que trabalham para um departamento (por exemplo, vendas) podem n\u00e3o ser suficientes para outro (por exemplo, atendimento ao cliente).<\/p>\n

Mesmo quando as novas ferramentas de comunica\u00e7\u00e3o, como o Yammer e Chatter, come\u00e7am a tomar conta a empresa, o que acontece?\u00a0 Os usu\u00e1rios direcionam as notifica\u00e7\u00f5es apara um \u00fanico lugar onde\u00a0 \u00e9 mais prov\u00e1vel v\u00ea-las primeiro – a onipresente caixa de entrada do e-mail.<\/p>\n

Para TI o e-mail \u00e9 um fardo<\/span><\/strong>
\nPara a TI, o e-mail \u00e9 uma dor de cabe\u00e7a constante. Niraj Jetly, CIO da EdenredUSA, \u00e9 capaz de citar quatro aborrecimentos recorrentes: o volume de dados, a conformidade e seguran\u00e7a, o e-mail corporativo em dispositivos pessoais usados para o trabalho e o roteamento internacional.<\/p>\n

“Ningu\u00e9m pode suportar tamanhos de caixas de correio cada vez maiores<\/span>“, diz ele. “Ao mesmo tempo, temos de garantir a seguran\u00e7a dos dados sens\u00edveis a serem transmitidos. E temos que assegurar a disponibilidade de e-mails arquivados pelos usu\u00e1rios em seus laptops ou desktops.<\/span>”<\/p>\n

Jetly tamb\u00e9m cita como um desafio o tr\u00e1fego de e-mails de continente para continente. “Fica muito complicado quando o governo e o setor privado restringem o encaminhamento de e-mail nos contratos, em fun\u00e7\u00e3o de regulamenta\u00e7\u00f5es locais<\/span>“, explica ele.<\/p>\n

A tend\u00eancia de trazer o seu pr\u00f3prio dispositivo (BYOD)\u00a0 para o local de trabalho tamb\u00e9m preocupa. “Se uma organiza\u00e7\u00e3o precisa de e-mail criptografado, mas tamb\u00e9m suporta BYOD, suportar o acesso ao e-mail corporativo em dispositivos pessoais se torna um desafio intermin\u00e1vel<\/span>“, diz Jetly. “E se um usu\u00e1rio perder um dispositivo pessoal, quem tem a responsabilidade pela perda dos dados?<\/span>“, pergunta.<\/p>\n

Pete Kardiasmenos, Arquiteto de Sistemas na SBLI EUA, gerencia os servidores da empresa de c\u00e2mbio e se envolve com qualquer coisa relativa ao e-mail. Seu maior problema? Os funcion\u00e1rios externos voltando-se para sistemas de e-mail gratuito, como Yahoo e Gmail, para contornar os limites de armazenamento da empresa.<\/p>\n

“Eles n\u00e3o t\u00eam m\u00e1s inten\u00e7\u00f5es. Eles querem saber por que eles est\u00e3o limitadas a 500 megabytes quando o Gmail \u00e9 ilimitado. Precisamos constantemente comunicar as nossas pol\u00edticas<\/span>“, diz ele. Como um monte de organiza\u00e7\u00f5es empresariais, a SBLI EUA teve que bloquear o uso de sistemas de webmail nos dispositivos dos funcion\u00e1rios como uma medida de seguran\u00e7a, e espa\u00e7o aumentar o limite no Exchange para a maioria dos usu\u00e1rios por causa de quest\u00f5es de custo de armazenamento.<\/p>\n

Mesmo assim, o e-mail ainda \u00e9 uma dor de cabe\u00e7a para a empresa. “As pessoas continuam mantendo e-mails em suas caixas de entrada da mesma forma que mant\u00eam os arquivos em seu desktop, para mant\u00ea-los \u00e0 m\u00e3o.<\/span>”<\/p>\n

Para Bertolini, da Oakland County, o grande desafio \u00e9 a gest\u00e3o – o gerenciamento de senhas e gerenciamento de arquivos de backup do Outlook quando ficam muito grandes. Pelo menos, diz ele, quando esses arquivos est\u00e3o grandes demais, eles come\u00e7am a gerar mensagens de erro. “N\u00f3s descobrimos sobre eles quando [os usu\u00e1rios] t\u00eam um problema<\/span>“, suspira Bertolini.<\/p>\n

“<\/span>Em um caso, descobrimos milhares de e-mails que datavam de 2001“,<\/span> diz Bertolini.<\/span><\/span> “E o verdadeiro problema \u00e9 que a maioria deles tratando de trivialidades como convites para o almo\u00e7o. H\u00e1 um custo para a manuten\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o do e-mail.<\/span>”<\/p>\n

A maior carga de TI, Radicati diz, \u00e9 simplesmente o tempo de atividade. “A principal preocupa\u00e7\u00e3o de TI \u00e9 ter certeza de que ele \u00e9 instalado e em execu\u00e7\u00e3o e dispon\u00edvel<\/span>“, diz ela.<\/p>\n

E-mail na nuvem<\/span><\/strong>
\nEnt\u00e3o o que \u00e9 que devo fazer? Radicati \u00e9 altamente otimista sobre e-mail na nuvem . “\u00c9 um caminho a percorrer<\/span>“, diz. “Um monte de provedores de e-mail baseados na nuvem t\u00eam\u00a0 arquivamento e recursos de conformidade, e se voc\u00ea quiser mais recursos, voc\u00ea pode compr\u00e1-los como recursos adicionais.<\/span>”<\/p>\n

Na Oakland County, Bertolini est\u00e1 usando o Microsoft Office 365 na nuvem. “Ainda h\u00e1 um custo associado de armazenamento, mas parte da nossa an\u00e1lise de ROI ser\u00e1 comparar o custo de armazenamento na nuvem contra deixar as pessoas manterem mais e-mails<\/span>“, diz ele, acrescentando que est\u00e1 preocupado com o fato de\u00a0 que “se der mais espa\u00e7o de armazenamento, eles ir\u00e3o de fato preench\u00ea-lo.<\/span>”<\/p>\n

Mas ele tamb\u00e9m v\u00ea outras vantagens. “Se eu puder hospedar o e-mail externamente e ainda tiver as necessidades de seguran\u00e7a determinadas pelo governo do condado atendidas, posso salvar milh\u00f5es no longo prazo. Precisar\u00edamos duas a tr\u00eas pessoas para gerenciar o Microsoft Exchange, mas se eu for para a nuvem, n\u00e3o vou mais precisar dessas pessoas. E, em tr\u00eas ou quatro anos,n\u00e3o estarei substituindo os meus servidores de correio.<\/span> ”<\/p>\n

Ainda assim, algumas quest\u00f5es permanecem. “Muitos dos departamentos de TI est\u00e3o movendo o e-mail para a nuvem<\/span>“, diz Radicati, “mas ainda h\u00e1 preocupa\u00e7\u00e3o sobre se ser\u00e1 privado o suficiente, seguro o suficiente e confi\u00e1vel o suficiente.<\/span>”<\/p>\n

Mesclando ferramentas de comunica\u00e7\u00e3o<\/span><\/strong>
\nComo muitas tecnologias com as quais a TI tem que lidar, as fronteiras de e-mail est\u00e3o se expandindo, o que significa que a TI precisa come\u00e7ar a pensar sobre e-mail menos como um silo e mais como um componente de um sistema de comunica\u00e7\u00e3o multi-modal.<\/p>\n

Bertolini observa que a nova gera\u00e7\u00e3o de funcion\u00e1rios clama por mensagens instant\u00e2neas – e ele n\u00e3o \u00e9 contra. “Eles as usam para colaborar mais. Em um bate-papo, podem fazer as coisas em tempo real.”<\/p>\n

Ele tamb\u00e9m est\u00e1 investindo em mais videoconfer\u00eancia, primeiro na base de um-para-um, de computador a computador, e em seguida, a partir salas de confer\u00eancia para salas de confer\u00eancias, e em seguida, em um sistema de v\u00eddeo multiponto.<\/p>\n

Felizmente, esses mecanismos de comunica\u00e7\u00e3o v\u00e3o come\u00e7ar a fundir-se, preveem os analistas. Radicati acredita que nos pr\u00f3ximos dois a cinco anos os sistemas de e-mail n\u00e3o ser\u00e3o radicalmente diferentes dos atuais, mas n\u00e3o vamos falar mais tanto do e-mail como uma ferramenta aut\u00f4noma. Em vez disso, n\u00f3s provavelmente teremos um painel de comunica\u00e7\u00f5es que incluir\u00e1 o e-mail, as mensagens instant\u00e2neas e as m\u00eddias sociais, gra\u00e7as as APIs n\u00e3o s\u00f3 para aplica\u00e7\u00f5es de m\u00eddia social como Facebook e LinkedIn, mas tamb\u00e9m para os protocolos de comunica\u00e7\u00f5es unificadas como Session Initiation Protocol (SIP) e Extensible Messaging and Presence Protocol (XMPP).<\/p>\n

A Forrester concorda com Koplowitz. “Nos pr\u00f3ximos anos, veremos uma maior integra\u00e7\u00e3o entre essas ferramentas. Pense em como as mensagens instant\u00e2neas j\u00e1 est\u00e3o integradas ao Gmail<\/span>“, diz ele, citando ainda a IBM, a Microsoft (com o SharePoint e a Yammer) e o Facebook.<\/p>\n

“<\/span>N\u00f3s vamos ter um novo ambiente com os novos aspectos da comunica\u00e7\u00e3o“<\/span><\/span>, prev\u00ea Koplowitz. “<\/span>Hoje eles s\u00e3o ferramentas diferentes, mas nos pr\u00f3ximos tr\u00eas a cinco anos, v\u00e3o ser integrados.“<\/span><\/span><\/p>\n

Fonte: Howard Baldwin – Computerworld\/EUA<\/span><\/p>\nPartilhe no Facebook<\/a>\n\t